FAQS.
For the champions of tomorrow.
Ihr habt Ideen, aber keine Ahnung von Steuern?
Let's get started:
Schon mal nicht die Steuer-Identifikationsnummer. Diese erhält man direkt bei Geburt und behält die Nummer lebenslänglich. Die Steuernummer benötigt man, wenn man unternehmerisch tätig wird und das unabhängig von der Rechtsform. Die Nummer erhält man im Rahmen der steuerlichen Registrierung durch Abgabe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung beim zuständigen Finanzamt. Beachte: Bei Umzug ändert sich die Steuernummer.
Not the tax identification number. You receive this number at birth and keep it for life. The tax number, on the other hand, is needed when you start a business, regardless of the legal form. You receive the tax number as part of the tax registration process by submitting the tax registration questionnaire to the tax office. Note: The tax number changes when you move.
Das kommt darauf an und zwar darauf, ob du Beziehungen zu Unternehmen im EU-Ausland pflegst. Hier kommt die sog. Umkehr der Steuerschuldnerschaft (engl. Reverse Charge) zum Einsatz. In diesem Zusammenhang dient die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz: UStID) zur Identifizierung als Unternehmer:in und ist Pflichtangabe auf der Rechnung. Eine Beantragung der UStID ist grds. zu empfehlen.
That depends on whether you have relations with companies in other EU countries. This is where the so-called reverse charge comes into play. In this context, the VAT identification number (UStID) serves to identify you as an entrepreneur and is mandatory information on the invoice. An application for the VAT ID is generally recommended.
Gute Frage! Spoiler: Zu empfehlen ist es. Nach Erhalt der Steuernummer beginnen die steuerlichen Pflichten. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist jeweils zum 10. des Folgemonats (oder der Folgeperiode bei vierteljährlicher Abgabe) fällig. Um diese Abgabefrist zu verlängern ist die Beantragung einer sogenannten “Dauerfristverlängerung” erforderlich. So hat man regelmäßig einen Monat mehr Zeit. Im ersten Jahr ist das “kostenlos”, in den Folgejahren hängt es von der Umsatzsteuerlast des Vorjahres ab.
Good question! Spoiler: Recommended. After receiving the tax number, the tax obligations begin. The advance VAT return is due on the 10th of the following month (or the following period in the case of quarterly submission). In order to extend this submission deadline, it is necessary to apply for a so-called “permanent deadline extension”. This gives you regularly one month more time. In the first year this is “free of charge”, in the following years it depends on the VAT burden of the previous year.
Finanzbuchhaltung | financial accounting
Die Finanzbuchhaltung (kurz FiBu) ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens. Sie erfasst alle unternehmerischen Vorgänge, die sich in Zahlen ausdrücken lassen, also alle Aufwendungen und Erträge und dient damit zur Dokumentation der einzelnen Geschäftsvorfälle. In der Buchhaltung herrscht der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg.
Financial accounting is a subarea of business accounting. It records all business transactions that can be expressed in numbers, i.e. all expenses and income. In accounting, the principle prevails: no entry without a voucher.
- Name und Anschrift meines Unternehmens
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer meines Unternehmens
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (auch wenn mit Ausstellungsdatum identisch; Monatsangabe reicht aus)
- Entgelt, ggf. nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt (Hinweis auf Steuerbefreiung nach Umsatzsteuergesetz)
- ggf. im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelt (z.B. Skonit, Boni, Rabatte)
- Bei Abrechnung per Gutschrift der Begriff “Gutschrift”
- Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
- Name and address of my company
- Name and address of the service recipient
- Tax number or VAT identification number of my company
- Invoice date
- Consecutive invoice number
- Quantity and customary description of the goods supplied or the type and scope of the other service provided
- Date of delivery or service (even if identical with date of issue; monthly information is sufficient)
- Remuneration, if applicable broken down according to tax rates and tax exemptions (reference to tax exemption according to the Value Added Tax Act)
- if applicable, reductions of the remuneration agreed in advance (e.g. discounts, bonuses, rebates)
- In case of settlement by credit note, the term “credit note
- If applicable, reference to tax liability of the service recipient
Rechnungen bis zu einem Betrag von EUR 250,00 brutto sogenannte Kleinbetragsrechnungen müssen folgende Pflichtangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift der ausstellenden Unternehmer:in
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe (=Bruttobetrag)
- Anzuwendender Steuersatz oder statt Steuersatz Hinweis auf Steuerbefreiung
Für alle weiteren Rechnungen gelten die gleichen Voraussetzungen wie für eure Ausgangsrechnungen (siehe Punkt oberhalb).
Invoices up to a gross amount of EUR 250.00 so-called small value invoices must contain the following mandatory information:
- Full name and address of the issuing company
- Date of issue of the invoice
- Quantity and customary description of the goods supplied or the type and scope of other services provided
- remuneration and the amount of tax payable on it in one sum (= gross amount)
- Applicable tax rate or instead of tax rate Reference to tax exemption
For all other invoices, the same requirements apply as for your outgoing invoices (see point above).
Lädst du Geschäftspartner:innen zu einem Geschäftsessen ein, verlangt das Finanzamt die Vorlage eines Bewirtungsbelegs. Einen solchen Beleg erhältst du auf Nachfrage in jedem Restaurant. Aus dem Beleg muss das Datum, der Ort der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendung hervorgehen. Außerdem müssen alle bewirteten Personen sowie der Anlass der Bewirtung ergänzt werden.
Ab einem Betrag von EUR 250,00 müssen außerdem alle Merkmale einer üblichen Rechnung erfüllt sein (siehe oben).
If you invite business partners to a business dinner, the tax office requires the presentation of a hospitality receipt. You can obtain such a receipt from any restaurant upon request. The receipt must show the date, the place of the entertainment and the amount of the expense. In addition, all persons entertained as well as the occasion of the entertainment must be added.
From an amount of EUR 250.00 all the characteristics of a standard invoice must also be fulfilled (see above).
Hast du für deine GmbH oder deine UG eine Rechnung privat bezahlt, z. B. durch Begleichen der Rechnung für die Bewirtung von Geschäftsfreund:innen, steht dir ein Anspruch auf Aufwandsersatz zu. Umgekehrt hat dein Unternehmen einen Erstattungsanspruch gegen dich, wenn es Zahlungen für dich leistet, die dein Privatleben betreffen.
Solche Ansprüche werden auf einem Verrechnungskonto verbucht, das kurzfristige Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen dir und deinem Unternehmen vereint.
Wenn das Gesellschafterverrechnungskonto einen Saldo dir zulasten ausweist, müssen Zinsen darauf bezahlt werden, weil das Finanzamt unterstellt, dass dein Unternehmen einem fremden Dritten einen Kredit nicht kostenlos zur Verfügung stellen würde. Andernfalls riskierst du eine verdeckte Gewinnausschüttung.
If you have paid an invoice privately for your company (GmbH or UG), e.g. by paying the invoice for the entertainment of business associates, you are entitled to reimbursement of expenses. Conversely, your company has a claim for reimbursement against you if it makes payments on your behalf that relate to your private life.
Such claims are recorded in a clearing account that combines short-term receivables and payables between you and your company.
If the shareholder clearing account shows a balance to your debit, interest must be paid on it because the tax office assumes that your company would not provide a loan to a third party free of charge. Otherwise, you risk a hidden profit distribution.
Lohnbuchhaltung | payroll accounting
Neben der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen gehören zu den Aufgaben der Lohnbuchhhaltung die Pflege der Mitarbeitendenstammdaten, die Führung von Lohnkonten und die Meldung notwendiger Beiträge (z. B. Lohnsteuer oder Krankenkassenbeiträge). Jede Arbeitgeber:in, die Mitarbeitende angestellt hat, ist vom Gesetzgeber zur Lohnbuchhaltung und damit zur Erstellung einer monatlichen Entgeltabrechnung für ihre Mitarbeitenden verpflichtet.
In addition to the preparation of payrolls, the tasks of payroll accounting include the maintenance of employee master data, the management of payroll accounts and the reporting of necessary contributions (e.g. payroll tax or health insurance contributions). Every employer who has employees is required by law to perform payroll accounting and thus to prepare a monthly payroll for its employees.
Jahresabschluss | annual financial statement
Ein Jahresabschluss besteht hauptsächlich aus den Bestandteilen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Abhängig von der Größe des Unternehmens kann die Aufstellung eines Anhangs und Lageberichts verpflichtend sein. Beachte: Bist du gar nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet, ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ausreichend.
Annual financial statements mainly consist of the balance sheet and the profit and loss account (P&L). Depending on the size of the company, the preparation of notes and a management report may be mandatory. Note: If there is no obligation to submit annual financial statements, the revenue surplus account (EÜR) is sufficient.
Ok, bye now.